Managementassistent en Office Support

Jij houdt overzicht, ook als het druk is
In de rol van Managementassistent & Office Support ben je de rechterhand van onze partners én het eerste aanspreekpunt voor bezoekers, huurders en collega’s. Je beheert agenda’s, maar je denkt vooral vooruit, ziet wat eraan komt en zorgt dat de partners zich kunnen focussen op hun werk.
Bij Qwintess werken we niet in directiekamers en voelen collega’s als familie (en sommigen zijn dat ook). We houden balans tussen hard werken en ontspanning. In onze eigen fitness ruimte sporten collega’s regelmatig voor een fijne energieboost en één keer per maand hebben we de Qwibo (donderdagmiddagborrel).

Wat jij uit deze functie haalt:

• Afwisseling met verantwoordelijkheid. Van agendabeheer, overlegvoorbereiding tot  facilitaire ondersteuning.
• Vertrouwen en ruimte. We waarderen het als je initiatieven toont en geven de ruimte om je te ontwikkelen.
• Zichtbare impact. Als jij er bent, ervaren de partners rust omdat jij alles goed hebt voorbereid.
• Ruimte om je rol te verdiepen. Hoe meer jij laat zien, hoe meer je kunt oppakken.
• Een plek waar je meedoet. Je bent onderdeel van het team, niet ‘de persoon achter de schermen’.

Wat je gaat doen:
Je taken als Managementassistent / secretariële ondersteuning

• Agenda’s beheren van partners en vooruit plannen;
• Je houdt de mailboxen van de partners bij en pakt zaken proactief op;
• Overleggen worden door jou goed voorbereid: stukken verzamelen, acties bewaken, waar nodig notuleer je;
• Je maakt van notities en concepten een definitieve versie die klopt en verstuurd kan worden (verslagen, brieven, rapportages);
• CRM in AFAS bijhouden en zorgt voor de onboarding van cliënten;
• Je bent ook de back-up van je collega op het secretariaat (tijdens vakantie of drukte). Zij houdt zich met vergelijkbare taken bezig maar ook met de financiële administratie. Fijn als je bereid bent dat ook eigen te maken.

Wat doe je op het gebied van Front office & ontvangst
Je handelt binnenkomende telefoontjes zelfstandig af. Met een glimlach ontvang je onze bezoekers en voorziet ze van een kopje koffie of thee.

Jouw regie over facilitaire zaken ziet er als volgt uit:

• Je zorgt dat spreekkamers gereserveerd worden, de kantoorbenodigdheden op voorraad blijven en regelt de bestellingen;
• Met jouw servicegerichte instelling zet je de lunch voor de collega’s klaar en zorg je dat alles netjes blijft;
• Ook heb je contact met leveranciers/schoonmaak, houd je het kantoor representatief en regel je de praktische zaken van het pand (onderhoud/afspraken).

Er bestaat ook een mogelijkheid om marketingtaken op te pakken
Als dit bij je past dan kun je een actieve rol spelen in het delen van Qwintess uitingen of advertenties op onze website, socials en in mailingen. Ook organiseren we met enige regelmaat bijeenkomsten voor cliënten die jij dan organiseert.

Jouw groei in deze rol
Je hoeft niet meteen alles te doen. Je kunt juist groeien door taken toe te voegen. Bijvoorbeeld:

• Back-up worden voor een collega. (bij vakanties en drukte);
• Procesverbetering: hoe maken we planning/overdracht/communicatie slimmer?
• Meer MT-ondersteuning: nog meer vooruit plannen, meedenken en signaleren.

Kort gezegd: als jij initiatief neemt, geven we je die ruimte maar al te graag.

Dit past bij jou als…

• Je houdt van regelen, afmaken en vooruitdenken;
• Je ervaring in het vak hebt;
• Je helder en vriendelijk communiceert (ook als het druk is);
• Je prioriteiten kunt stellen en grenzen bewaakt;
• Je het leuk vindt om zowel met mensen als met systemen te werken (AFAS);
• Je servicegericht bent zonder jezelf weg te cijferen;
• Je het prettig vindt om in een relatief klein team te werken waar collega’s voelen als familie;
• Je (gecontroleerde) groei en verandering kunt omarmen.

Praktisch
Start: Het liefst zo snel mogelijk. We kijken naar je uit!
Uren: 32 uur (meer of minder bespreekbaar)
Standplaats: Noordwijk

Solliciteren
Stuur je cv en een korte motivatie naar julian@qwintess.nl